Die Schrittfolgen sind als löcheriger Trichter mit immer enger werdenden Durchlässen zu verstehen, in welchen alles hineingegeben und nur das Wesentliche durchgelassen wird, was zum (späteren) Projekt und Projektmanagement passt. In jedem Schritt wird verdichtet, verbunden, geteilt, bewertet und gewichtet.
Ist das "Gefäß" (= das künftige Projekt) ausreichend "gefüllt", wird die Entscheidung möglich und abgefordert, was damit geschehen soll (darf, kann, muss).
Alles, was nicht das Gefäß "Projekt" nicht fassen kann, "läuft über" und vermehrt alles, was zuvor bereits ausgesiebt wurde. Das Unfassbare wird und ist bekannt: Es kann für weitere Projekte vorgesehen werden.
Die Schrittfolgen betreffen das Management der Vorbereitungen des Projekts.
Das Management der Vorarbeiten wird in der Regel auf die Fachfunktionen, Sachgebiete, Organisationseinheiten oder einzelne Personen aufgeteilt und verteilt. Die Funktion eines "Projektmanagements" (der Vorbereitungen) verbleibt bis zur Aufteilung und Verteilung möglichst bei einer einzigen Person, die sich meistens bereits "Projektleiter" nennt.
Die Logik der Schrittfolgen kann in der Regel auf die Schrittfolgen der jeweiligen Nacharbeiten übertragen werden.
Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.
Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.
In der Regel sind alle Schritte erforderlich.
Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.
Auch wenn alles, was "vorläufig" scheint (und auch ist), werden durch die Vorarbeiten Rahmenbedingungen geschaffen. Sie sind im weiteren Projektverlauf in der Regel nur noch mehr zu ändern, wenn bei den Prüfungen des Projektantrages vor dem Projektauftrag die notwendigen Änderungen nicht nur erkannt, sondern auch vollzogen werden (können, dürfen, müssen). Dazu sind häufig so genannte "Ehrenrunden" erforderlich, in welchen die Vorarbeiten ganz oder teilweise nachgeholt, ergänzt, vertieft oder neu gefasst werden.
Sind die Vorarbeiten vom (künftige) Projektleiter zu erledigen, wird er bereits von "seinem Projekt" sprechen, auch wenn es "nur noch" um vorab zu erledigende Einzelaufgaben geht.
Werden die Vorarbeiten so genannten "Stäben" übertragen oder von ihnen übernommen, werden die Vorarbeiten zum Alltagsgeschäft, das nach den jeweiligen Routinen und Gepflogenheiten behandelt, bearbeitet und abgewickelt wird. Die bisherige Initiatoren dienen dabei bestenfalls noch als Auskunftstellen bei auftretenden Fragen und Klärungsbedarf.
Die für die Vorarbeiten verantwortliche Person hat sicherzustellen, dass die Vorarbeiten auch angenommen und durchgeführt werden (können, dürfen, müssen). Erfolgt dies nicht, entstehen rasch Störungen oder (neue) Risiken, für welche üblicherweise alle Betroffenen eine persönliche Verantwortung ablehnen. Am Sachverhalt ändert das nur wenig oder gar nichts.
Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des Managements der Vorarbeiten. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.
Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.
Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die (bisher) "Projektleiter" ist und für das Management der Vorarbeiten "Projektleiter" bleibt oder wird.
Anleitungen zur Schrittfolge der Vorarbeiten
Feststellungen zur Schrittfolge insgesamt und zu jedem einzelnen Schritt:
Geplante, erreichte und nächste angestrebte Reifestufe feststellen.
Geplanter, erreichter und nächster angestrebter Reifegrad feststellen.
Geplanter, erreichter und nächster angestrebter Erfüllungsgrad feststellen.