Dokumentation festlegen und sichern.

E. Schritt 217: Die Dokumentation festlegen und sichern.

Es geht um die Art und Weise, wie Wichtiges und Wesentliches für das Projekt und das Projektmanagement festgehalten ("dokumentier") wird.

Es geht um die Trennung von Arbeitsinformationen von Informationen, die unmittelbar mit dem jeweiligen Produkt oder der jeweiligen Leistung verbunden sind und bleiben.

Es geht um die Dokumentation als eigenständiges Produkt und als eigenständige Leistung des Projektmanagements.

Es geht gleichermaßen um die Öffnung, Abgrenzung und Absperrung von Dokumentationen für Dritte.

Ziele:

Nachweisungen der rechtlichen Grundlagen.
Nachweisungen von Herkunft von Produkten, Zutaten, Leistungen und Erzeugnissen.
Nachweisungen der Art und Weise der "Geschäftsführung" des Projekts und des Projektmanagements und einer "ordnungsgemäßen Geschäftsführung".
Nachweisung des Umgangs, des Verbleibs und der Verwendung von Ressourcen.
Nachweisungen von Richtigkeit und Vollständigkeit der Anweisungen, Einweisungen und Anleitungen der Partner, die für das Projekt und das Projektmanagement etwas beitragen oder einbringen (dürfen, können, müssen).
Nachweisungen der jeweils erreichten Stände zu bestimmten Zeiten, Zeitpunkten und Orten.
Nachweisungen der Grundlagen für Kalkulationen, Verhandlungen, Verträge und Vereinbarungen.
Nachweisungen der Art und Weise des Projektmanagements.
Nachweisungen von Änderungen, Veränderungen des Projekts und des Projektmanagements, gleich aus welchem Grunde.
Schaffung von fortlaufend aktualisierten Grundlagen, auf welche sich alle Betroffenen und Beteiligten jeweils berufen (können, dürfen, müssen).

Dokumentationen enthalten üblicherweise:

Datengrundlagen, Herkunft,
Legitimationen, Beauftragungen, rechtliche Grundlagen,
Verantwortliche, Beteiligte und Betroffene,
eingesetzte, verwendete, gültige Regeln, Verfahren, Methoden,
Beschreibungen des Wesentlichen,
Beschlüsse, Entscheidungen,
erhaltene Vorgaben und Belege für die Einhaltung,
Vorgehen, Maßnahmen, wesentliche Eingriffe, Merkmale, Gestaltungen, Prüfungen,
Mahnungen vor Fehlern, Störungen, Anfälligkeiten,
Anleitungen für die weitere Verwendungen.

Anleitungen:

Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Grundlagen für die Dokumentationen im Projekt und im Projektmanagement. (Gesetze, Vorschriften, Standards, Regeln)
Ermitteln und prüfen Sie die gängigen oder verfügbaren oder angebotenen Verfahren für die Dokumentation.
Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, was Sie im Projekt und im Projektmanagement dokumentieren (dürfen, können, müssen, werden).
Ermitteln Sie für das Projekt, das Projektmanagement und alle Gliederungen, was zu dokumentieren ist.
Ermitteln, prüfen und vereinbaren Sie die Art und Weise der Dokumentation, die von Partnern für das Projekt und das Projektmanagement einzuhalten ist.
Ermitteln und legen Sie die Zeitpunkt der formellen Dokumentationen fest.
Ermitteln und legen Sie fest, wer auf welche Art und Weise die Dokumentationen prüft, eventuelle Korrekturen veranlasst und schließlich freigibt.
Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise der Verwahrung und Verwaltung von Dokumentationen.
Ermitteln und legen Sie fest, wie Fehler oder falsche Aussagen oder Darstellungen in den Dokumentationen erkannt, offengelegt, überprüft und korrigiert werden (dürfen, können, müssen).
Ermitteln und legen Sie fest, wie mit Dokumentationen zu verfahren ist, die durch neue Fassungen (Versionen) ersetzt werden (dürfen, können, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Oftmals wird eine Dokumentation nicht ausdrücklich vorgeschrieben, erwartet oder beauftragt. Das bedeutet jedoch niemals, dass auf eine Dokumentation verzichtet werden könne oder dürfe!

Manchmal werden durch Vorgaben, Vorschriften oder Instrumente ("Werkzeuge, Tools") die Art und Weise der Dokumentation erzwungen. Gegen die Vorherrschaft der formalen Strukturen regt sich rasch mächtiger Widerstand, der zu Auswegen und Umwegen führt, die durch die starren Technologien "eigentlich" verhindert werden sollten.

Insbesondere Unbefugte, Wettbewerber und Konkurrenten entwickeln ein nicht vorhersehbares Interesse an den Dokumentationen, von welchen sie sich erhebliche Ersparnisse an Zeit, Aufwand, Geist und Investitionen für die eigenen Produkte und Leistungen versprechen.

Teilnehmerkreis:

Alle Dokumentationen sollten unter der Federführung von einer einzigen Person festgelegt werden, die "Projektleiter" ist.

Thema "Dokumentation" vertiefen:

Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
Projektmatrix: 99_010_000
Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_010_100
Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
Aktuelle Stände 17_000_000
Meilensteine 02_200_100
Infos, Nützliches 19_500_000
Termine: 16_000_000
Warnsignale: 06_660_000
Notizen: 19_000_000
Standards, Hilfsmittel 06_610_000
Transparenz 99_180_000
Partner 08_000_000
Orte 08:100_000
Ressourcen 08:200_000
Projektorganisation 41_000_000
Führung Projektorganisation: 41_000_000
Termine, Fristen: 16_000_000
Qualitätsmanagement: 12_000_000
Verhalten im Projekt: 50_000_000
Regelkommunikation: 03_340_000
Methoden: 60_000_000
Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
Projektsteuerung: 32_000_000
Schnittstellen: 99_100_000
Empfohlene Suchbegriffe:

Leistungsbeschreibungen
Kontrollen im Projekt
Kontrollpflichten des Projektmanagements
Regelkommunikation
Leistungsvereinbarungen
Weisungsbefugnisse
Geheimhaltung
Verteilerlisten
Verträge und Vereinbarungen
Vertretungsmacht
Formale Rollen in Organisationen
Spielregeln in Organisationen
Usancen, Gewohnheitsrechte
Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln